Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig og anvendelsesområde

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Planway ApS ("Planway", "vi") som dataansvarlig behandler personoplysninger om dig, når du:

  • optræder som kunde, forretningsejer eller kontaktperson hos en erhvervskunde, eller
  • oprettes som Bruger i Planway på vegne af en virksomhed, jf. Planways generelle Betingelser.

Politikken omfatter således behandling af personoplysninger om erhvervskunder og deres kontaktpersoner/Brugere i forbindelse med indgåelse, administration og brug af Planways tjenester.

Behandlingen af personoplysninger om dine kunder (slutkunder/forbrugere), medarbejdere og andre registrerede, som du registrerer i Planway og/eller Jazzy, sker derimod som led i vores rolle som databehandler og er reguleret af Planways databehandleraftale. Denne privatlivspolitik regulerer derfor ikke den behandling – her er du dataansvarlig.

Dataansvarlig

Planway ApS
CVR-nr.: 36946881
Baggesensgade 4C
2200 København N
E-mail: info@planway.com

2. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler typisk følgende oplysninger om dig som kunde/forretningsejer, kontaktperson eller Bruger:

  • Navn
  • Virksomhedsnavn og -type
  • Virksomhedsadresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Rolle/funktion (fx ejer, medarbejder, administrator)
  • Login-oplysninger til Planway (brugernavn mv.)
  • Oplysninger om brug af vores tjenester (fx ændringer i kontoindstillinger, brugeroprettelser mv.)
  • Fakturerings- og betalingsoplysninger, i det omfang de udgør personoplysninger (fx navn på kontaktperson eller reference)
  • Tekniske logoplysninger i forbindelse med brugen af vores systemer (fx IP-adresse, login-tidspunkter, systemhændelser og fejl)

Hvis du driver virksomhed som enkeltmandsvirksomhed eller lignende, kan ovenstående oplysninger helt eller delvist være personoplysninger om dig.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • Oprettelse og administration af din konto og aftale om brug af Planway og eventuelle tilvalgsydelser
  • Levering, drift, fejlretning og support af vores tjenester
  • Håndtering af brugeradministration og adgangsstyring
  • Fakturering, betaling, inddrivelse og håndtering af kundeforhold
  • Kommunikation om funktioner, servicebeskeder, ændringer, opdateringer og sikkerhedsrelateret information
  • Driftssikkerhed, logning, misbrugs- og svigforebyggelse
  • Overholdelse af retlige forpligtelser (f.eks. bogføringsregler, eventuelle rapporteringsforpligtelser)
  • Udarbejdelse af aggregeret/anonymiseret statistik og analyser til udvikling og forbedring af vores tjenester
  • I et begrænset omfang at anvende virksomhedsnavn og kontaktoplysninger til legitime salgs- og markedsføringsformål, herunder som referencekunde, med respekt af dine rettigheder

Behandlingen sker på følgende retsgrundlag:

  • Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig for opfyldelse af aftale)
  • Art. 6, stk. 1, litra c (opfyldelse af retlige forpligtelser)
  • Art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), herunder vores interesse i:
    • at kunne levere, beskytte og forbedre vores tjenester
    • føre nødvendig logning og sikkerhed
    • håndtere support og misbrugsforebyggelse
    • udarbejde statistik på aggregeret/anonymiseret niveau
    • foretage relevant erhvervsrettet kommunikation

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling, der baserer sig på vores legitime interesser, jf. pkt. 9.

4. Markedsføring og nyhedsbreve

Hvis du har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve eller markedsføringsmateriale fra os, behandler vi din e-mailadresse og oplysninger om din relation til Planway til dette formål.

Behandlingen sker på grundlag af dit samtykke, jf. art. 6, stk. 1, litra a.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage via linket i bunden af vores e-mails eller ved at kontakte os på info@planway.com. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket inden tilbagekaldelsen.

Erhvervsrettet information om væsentlige ændringer, sikkerhed, drift mv. kan udsendes uden samtykke, når det er nødvendigt for opfyldelse af aftalen eller vores legitime interesser.

5. Planway som databehandler

Når du anvender Planway til at behandle personoplysninger om dine kunder (slutkunder), medarbejdere eller andre registrerede, behandler vi disse oplysninger som databehandler på dine vegne.

Denne behandling er reguleret af Planways databehandleraftale, som du accepterer i forbindelse med brugen af vores tjenester, og som fastlægger parternes roller, behandlingsinstruks, sikkerhedskrav mv.

I den sammenhæng er du dataansvarlig og ansvarlig for at have lovligt grundlag for behandlingen, herunder for eventuel behandling af særlige kategorier af oplysninger og CPR-numre.

Denne privatlivspolitik regulerer alene Planways behandling som dataansvarlig.

6. Modtagere og brug af leverandører

Vi kan videregive eller overlade personoplysninger, hvor det er nødvendigt og sagligt begrundet, til følgende kategorier af modtagere:

  • IT- og hostingudbydere, drifts- og supportleverandører
  • Udbydere af e-mail- og kommunikationsløsninger
  • Udbydere af betalings- og identitetsløsninger i forbindelse med din brug af Planway Pay eller lignende tilvalgsydelser, herunder til brug for gennemførelse af lovpligtige KYC/AML-kontroller
  • Professionelle rådgivere (advokater, revisorer mv.)
  • Inkassobureauer og samarbejdspartnere i forbindelse med misligholdelse
  • Offentlige myndigheder, domstole og tilsynsmyndigheder, i det omfang vi er retligt forpligtet hertil, f.eks. efter bogføringsregler eller særlige rapporteringsregler for digitale platforme

Vores leverandører behandler kun oplysninger på vores vegne og efter instruks, hvor de fungerer som databehandlere, og der er indgået databehandleraftaler i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Hvis vi i særlige tilfælde overfører personoplysninger til lande uden for EU/EØS, sker dette kun, hvor der er et gyldigt overførselsgrundlag (f.eks. EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau).

7. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til opfyldelse af de formål, de er indsamlet til, herunder så længe kundeforholdet består.

Regnskabsrelevante oplysninger opbevares typisk i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, som oplysningerne vedrører, i overensstemmelse med bogføringsloven og anden ufravigelig lovgivning.

Tekniske logoplysninger kan opbevares i en periode, der er nødvendig af hensyn til sikkerhed, fejlsøgning og dokumentation.

Oplysninger slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige til de formål, hvortil de blev indsamlet.

8. Datasikkerhed

Vi behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt og har truffet passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte mod:

  • uautoriseret adgang
  • misbrug
  • tab
  • ændring eller ødelæggelse

Foranstaltningerne omfatter bl.a. adgangsstyring, logning, kryptering, sikkerhedspolitikker og løbende vurdering af risici i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne bl.a. ret til at:

  • få bekræftet om vi behandler personoplysninger om dig og få indsigt i dem
  • få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet
  • i særlige tilfælde få oplysninger slettet
  • få begrænset vores behandling i særlige situationer
  • gøre indsigelse mod visse behandlinger, herunder behandling baseret på vores legitime interesser
  • modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig (dataportabilitet), hvor det er relevant

Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, har du ret til til enhver tid at trække samtykket tilbage. Tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af behandling før tilbagekaldelsen.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på:

E-mail: info@planway.com

Vi kan bede om yderligere oplysninger for at sikre din identitet, før vi behandler din anmodning.

10. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er uenig i måden, vi behandler dine personoplysninger på, opfordrer vi dig til først at kontakte os.

Du har også ret til at indgive klage til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Web: www.datatilsynet.dk